1. เพื่อการส่งข้อมูลขนาดใหญ่
หลายๆบริษัทจะต้องมีการส่งไฟล์ข้อมูลขนาดใหญ่ระหว่างกันอยู่เสมอ โดยที่ข้อมูลเหล่านี้อาจจะเป็น ข้อมูลการนำเสนองาน รูปภาพ วีดีโอ หรือโครงสร้างต่างๆ ซึ่งขนาดของข้อมูลนั้นมีขนาดใหญ่มาก ดังนั้นทางออกสำหรับการแลกเปลี่ยนข่อมูลนั้นจึงไม่สามารถทำได้อย่างเพียงพอตามความต้องการรวมทั้งทำให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย ซึ่งในปัจจุบันนี้มีอยู่ 2 วิธีที่ใช้กันอยู่อย่างแพร่หลาย นั่นก็คือ
การส่งข้อมูลทางด้านอีเมล์นั้นไม่ได้สำเร็จลุล่วงง่ายๆเสมอไป อาจจะเป็นไปไม่ได้เมื่อถึงเวลาที่คุณต้องการส่งข้อมูลขนาดใหญ่ มากไปกว่านั้นการใช้อีเมล์มีความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลน้อยและยังสามารถเกิดการส่งที่ผิดพลาดได้ และในท้ายที่สุดมันเป็นการเพิ่มจำนวนอีเมล์ในถาดข้อความของคุณอย่างล้นหลาย
- โดยวิธีบันทึกข้อมูลลง ซีดีแล้วส่งทางไปรษณีย์ หรือโดยผู้ส่งเอกสารของบริษัท
วิธีนี้เป็นการก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นและส่วนใหญ่ก่อให้เกิดปัญหาทางด้านขนส่งที่ล่าช้าหรือผิดพลาดได้ ถึงแม้ว่าต้นทุนต่อหน่วยที่ไม่มากเท่าไหร่ แต่เมื่อคำนวณแล้วในแต่ละปีก็เป็นค่าใช้จ่ายที่มหาศาล ระยะเวลาในการส่งซีดีโดยทางไปรษณีย์นั้นอย่างน้อยก็ 24 ชม โดยการส่งแบบด่วนพิเศษ หรืออาจจะมากกว่านั้นเป็นอย่างมากถ้าหากส่งระหว่างประเทศ ซึ่งเวลาที่เสียไปเหล่านี้ก่อให้เกิดผลกระทบต่อผลผลิตที่บริษัทสามารถสร้างขึ้นได้จากเวลาที่ต้องรอคอยข้อมูลเหล่านี้ ซึ่งในบางโอกาส บางงานที่ต้องการข้อมูลที่รวดเร็วเป็นพิเศษ
วิธีนี้ส่วนมากใช้สำหรับผู้ที่มีความชำนาญและมีความจำกัดในรูปแบบของการใช้พร้อมทั้งมีเรื่องของความปลอดภัยของข้อมูลเข้ามาเกี่ยวข้อง พร้อมทั้งมีข้อจำกัดที่ทำให้ไม่สามารถใช้โปรแกรมนี้ได้สำหรับทุกบริษัท
2. การทำงานที่มีระยะทางเข้ามาเกี่ยวข้อง
การแลกเปลี่ยนข้อมูลกับลูกค้า หุ้นส่วนทางธุรกิจ บริษัทสาขา และอื่นๆ ซึ่งส่วนใหญ่นั้นการส่งข้อมูลทำโดยการส่งอีเมล์โดยแนบไฟล์ ด้วยจำนวนการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่มีจำนวนเพิ่มมากขึ้นอย่างไม่หยุดยั้ง และความเร็วในการเข้าถึงหรือรับข้อมูลนั้นได้กลายมาเป็นปัจจัยที่สำคัญทางธุรกิจ ในอีกด้านหนึ่ง การแลกเปลี่ยนข้อมูลภายในองค์กรได้กระทำผ่านภายใต้ระบบสารสนเทศภายใน มันจะเป็นการง่ายที่คุณสามารถรับส่งข้อมูลจากภายนอกได้ง่ายเหมือนการส่งผ่านข้อมูลภายใน ด้วยจำนวนอีเมล์ที่ลดลง และได้รับข้อมูลที่ต้องการเท่านั้น
3. การเข้าถึงข้อมูลที่มีระยะทางเข้ามาเกี่ยวข้อง
เนื่องด้วยการเดินทางของพนักงานที่เกี่ยวกับการทำงานมีการเพิ่มขึ้น ไม่ง่าจะเป็นพนักงานขาย พนักงานด้าการสื่อสาร พนักงานที่มีความชำนาญเฉพาะทาง หรือ ผู้จัดการ พวกเขาเหล่านี้ต่างก็มีความต้องการที่จะเข้าถึงข้อมูล หรือ การแลกเปลี่ยนข้อมูล ในแต่ละสถานที่ๆทำงาน บางครั้งมันเป็นการยากหรืออาจจะเป็นไปไม่ได้ที่จะเชื่อมต่อกับระบบสารสนเทศของบริษัทและที่พบปัญหากันมากก็คือพวกเค้าเหล่านี้มีความชำนาญที่ไม่มากพอที่จะแก้ปัญหาที่เผชิญหน้า
4. เพื่อที่ติดตามการรับส่งข้อมูลและความปลอดภัยในการแลกเปลี่ยนข้อมูล
ข้อมูลที่แลกเปลี่ยนกับองค์กรภายนอกนั้นส่วนมากเป็นความลับ ดังนั้นจึงมีความจำเป็นที่บริษัทนั้นสามารถที่จะติดตามและทำการสื่อสารได้อย่างปลอดภัย
